Dokumenty Knihovny a SharePoint 2010 - figuríny

Knihovny dokumentů SharePoint 2010 umožňují bezpečně ukládat a sdílet soubory a také přidávají funkce, které vám pomáhají spravovat věci jako workflow dokumentů (procesy umožňující lidem upravovat, komentovat a schvalovat dokumenty) a historie verzí (co se stalo se souboru a kdo dělal co).

Ačkoli sdílené soubory vám dávají jednu cestu přes složky do vašeho dokumentu, knihovny dokumentů SharePoint vám dávají další cesty k odkrytí obsahu. Dokumenty můžete přistupovat přímo přes prohlížeč, můžete je bublinkovat do webových částí a můžete je třídit a filtrovat pomocí jejich metadat a typů obsahu. A s knihovnami dokumentů můžete vystavit soubory podle jejich názvu, nikoliv pouze jejich názvu.

Knihovny dokumentů vám dávají několik možností, jak se do nich dostanou dokumenty. Dokument můžete uložit s adresou URL knihovny dokumentů, ale můžete také odesílat dokumenty e-mailem do knihoven dokumentů nebo přetažením z aplikace Průzkumník Windows. Dokumenty můžete vytvářet přímo ve svých knihovnách dokumentů.

Pokud provádíte vyhledávání ve sdílené složce, můžete potenciálně načíst hity na dokumenty, které nemáte oprávnění k otevření; Služba SharePoint naopak umožňuje, aby byly výsledky oříznuty tak, že pokud nemáte přístup k nim, nemusíte je ani vidět ve výsledcích vyhledávání.

Vše v službě SharePoint je seznam. Knihovna dokumentů je jen zvláštní druh seznamu. Ačkoli většina ostatních seznamů SharePoint je uspořádána kolem věcí, které jsou definovány primárně podle jejich metadat, jsou knihovny dokumentů uspořádány kolem souborů, které existují samostatně a jsou popsány jejich metadaty.

Knihovna dokumentů nemusí obsahovat pouze soubory aplikace Microsoft Word. Knihovny dokumentů mohou obsahovat mnoho typů souborů, včetně souborů Excel, PDF a Visio. Dokonce i webové stránky jsou uloženy v knihovnách dokumentů.

Knihovny dokumentů přidávají schopnost najít dokumenty. Na rozdíl od sdílených souborů, které zpracovávají soubory jako samostatné objekty, knihovny dokumentů považují dokumenty za obsah a umožňují přiřazení určitých informací ( metadata ) se sadou dokumentů v nich. To znamená, že dokumenty lze nalézt na základě podobnosti popsané v metadatech, a nikoliv pouze v možnostech vyhledávání, které máte ve sdílené složce.

Možná se divíte, proč nechávat dokumenty na sdílené síťové jednotce není snadnější než pomocí knihovny dokumentů v programu SharePoint 2010. Nejpřesvědčivějším důvodem, proč služba SharePoint nabízí mnoho způsobů uspořádání dokumentů, jako je

• dokument knihovny poskytují jedinečnou webovou adresu pro přístup ke skupině dokumentů. Knihovny dokumentů umožňují aplikovat zabezpečení na skupiny souvisejících dokumentů a pomocí oříznutí zabezpečení zabraňují neoprávněným uživatelům, aby je zobrazovali ve výsledcích vyhledávání.

• Vlastnosti dokumentu umožňují vytvářet mnoho pohledů na stejné dokumenty.

• Složky umožňují seskupit podmnožinu dokumentů na základě požadavků na povolení.