Správa webových stránek sharePoint 2010 - dummies

Správa webových stránek se týká lidí, zásad a procesů, které vytvářejí vaše stránky. A vaše řízení vám pomůže zjistit, jak používat všechny funkce služby SharePoint 2010, které máte k dispozici.

Selhání není volba

Jedním z klíčových ovladačů produktu SharePoint společnosti Microsoft byl cíl, který by měl dát uživatelům větší kontrolu a konfiguraci. Služba SharePoint byla navržena tak, aby byla Platformou lidí.

A lidé, jak jste si asi všimli, mají tendenci být nepředvídatelní. Takže SharePoint + Lidská povaha = Chaos. Dříve nebo později nekontrolované šíření stránek a podřízených prvků, způsoby, jak dělat věci, způsoby označování a používání metadat a způsoby správy dokumentů, způsobí velmi nepříjemnou instalaci produktu SharePoint.

Získejte executive-buy-in a podporu

Úspěšné plány řízení obvykle mají advokáta s vysokou viditelností, který je podporuje a sděluje. Takže najdete výkonný buy-in. Nebudete mít příliš čas na to, aby se případ vedl; již investovali do výkonné platformy SharePoint a pravděpodobně podporují funkce, které jsou pro úspěch vaší organizace zásadní.

Rozdělte výkonnou podporu a získáte tuto podporu, aby jste vedli vytváření a účast na činnostech výboru pro řízení.

Vybudování efektivní skupiny pro řízení

IT obecně ovládá výbor pro řízení; musí spravovat serverový prostor, zabývat se skupinami zabezpečení a implementovat nové funkce. Jedná se o dostatečnou motivaci formalizovat hodně z toho, co dělají se službou SharePoint. Ovšem správní výbor složený zcela nebo dokonce z velké části z prostředků IT vás nedostane, kde musíte být.

Vedle svého výkonného sponzora by vaše správní skupina měla představovat různorodou kombinaci zástupců podniku, zástupců z jakýchkoli oblastí dodržování předpisů a lidí z podnikové komunikace a školení.

Najděte správnou úroveň

Nesnažte se identifikovat a řešit vše, co může někdo dělat se službou SharePoint; poskytněte zábrany, které budou řídit vaše uživatele v odpovídajících věcech, které je třeba udělat nebo se jim vyhnout. Tyto věci se liší podle organizace; neexistuje žádný kouzelný seznam toho, co se má řešit. (Větší organizace mají tendenci potřebovat více řízení než menší organizace.)

Vaše správní skupina v průběhu času odhalí oblasti, které potřebují řízení, a to vám pomůže, pokud již budete mít jasný proces navržení, hodnocení a provádět řízení, kdykoli a kde vznikne potřeba.

Tvůj, můj, náš: rozhodněte se, kdo vlastně co

zahájí řízení a přemýšlejte o tom, kdo může: Co může dělat?Kdo vlastní co? Můžete například začít identifikovat, kdo může poskytovat stránky nejvyšší úrovně a kdo může poskytovat podřízené prvky.

Pokud máte globální navigaci, zjistěte, kdo rozhoduje, co se tam děje. A tak dále. Ten, kdož navrhne houby, můžete zvážit ty další.

(Re) navštívíte politiky sociálních sítí

Pokud máte zaveden plán správy sociálních médií, mohl být vytvořen pro řízení externích nástrojů sociálních sítí; pokud tomu tak je, je třeba jej znovu přehodnotit v kontextu služby SharePoint.

SharePoint 2010 přináší do pracovního prostředí komponenty sociálních médií používaných v reálném světě. A schopnost zaměstnanců nejen komunikovat se svými vrstevníky, ale také používat nástroj korporace (SharePoint), který bude sledovat aktivity spolupracovníků (prostřednictvím živých zdrojů a aktualizací stavu Twitter), si vymění názory s vrstevníky (prostřednictvím sociálních tagů a hodnocení) a sdružené informace (wiki) představují významnou změnu od externích sociálních médií.

Takže pokud máte v oblasti sociálních médií konkrétní politiku správy, přehodnoťte ji v kontextu interních sdělení. Pravděpodobně zjistíte, že potřebujete zcela novou strategii.

Design a branding

Ať už je váš SharePoint interní portál nebo veřejně přístupná webová stránka, rozhraní by mělo odrážet vaši firemní image, představovat určitou úroveň integrity návrhu a poskytovat uživatelům konzistentní navigační schéma, která jim pomáhá najít cestu kolem.

Váš plán řízení by se měl zaměřit na vzhled a pocit a na to, jak na celém vašem webu přetrvávají věci jako globální navigace. (Hlavní stránky určitě mohou pomoci definovat, co je proměnlivé a co není.)

Média pro správu obsahu

Metadata, typy obsahu a taxonomie mohou pomoci snížit nákazy duplicitních, ale mírně odlišných informací.

Chcete-li využít správu obsahu vaší instalace SharePoint, podpořte konzistenci metadat a způsob označování věcí. Typy obsahu jsou skvělým způsobem, jak zajistit, aby se jádro sady značek důsledně aplikovalo na podobný obsah, což usnadňuje vyhledávání obsahu, usnadňuje jeho opětovné použití a usnadňuje jeho filtrování.

Takže identifikujte klíčové metadata, které musí být formalizovány prostřednictvím typů obsahu a aplikovány na webech SharePoint, a pak rozvinout správu kolem nich.

Opětovné použití webových částí

Jednou skvělou funkcí služby SharePoint je skutečnost, že někdo může vytvořit opravdu užitečnou webovou část a poté ji exportovat a importovat pro použití někde jinde. Spousta komunitních webových částí je k dispozici ke stažení na webu. Bohužel některé části webu obsahují škodlivý kód, který může představovat bezpečnostní problémy, nebo prostě nefunguje tak, jak je inzerováno.

Podobně i některé interně vyvinuté webové části mohou představovat problémy, pokud uživatelům umožňují konfigurovat je.

Webové součásti musí být podrobeny kontrole dříve, než jsou přidány do vašich stránek služby SharePoint. Rozvíjet řízení kolem toho, jak jsou testovány a schváleny, jaký proces kontroly změn vypadá a jak jsou propuštěny a zpřístupněny.

Udržujte věci aktuální: správa webových operací

Řízení webových operací je péče a krmení stránek SharePoint.Možná zjistíte, že je snadné přemýšlet o stránkách služby SharePoint jako o projektech s definovanými začátky, středy a konce. Ale ve skutečnosti jsou organičtější než to. Webové stránky jsou živé entity, které rostou a mění se v průběhu času. Čím větší návštěvnost vašeho webu vidí, tím důležitější je zůstat nad touto údržbou.