Jak vytvořit skutečnou nákupní objednávku v QuickBooks 2012 - dummies

Nákupní objednávka slouží k jednoduchému účelu: Sděluje některému dodavateli, že chcete nějakou položku zakoupit. Ve skutečnosti je objednávka smlouvou o koupi. Chcete-li použít nákupní objednávky QuickBooks 2012, postupujte takto:

1. Řekněte QuickBooks, které chcete vytvořit objednávku, výběrem Dodavatelé → Vytvořit nákupní objednávky.

   

   Pokud nabídka dodavatelů neobsahuje příkaz Create Purchase Orders, aplikace QuickBooks neví, že chcete vytvořit objednávky.

2. Použijte rozbalovací seznam nabídky Dodavatel pro identifikaci dodavatele, od kterého chcete položku zakoupit.

   Rozbalovací seznam dodavatele uvádí seznam dodavatelů ve vašem seznamu dodavatelů.

3. (Volitelné) Klasifikujte nákup pomocí rozbalovacího seznamu Třída.

4. (Volitelné) Z rozevíracího seznamu Odeslat na adresu poskytněte jinou adresu.

   Rozbalovací seznam Odeslat do seznamu zobrazuje seznam všech vašich zákazníků, prodejců a zaměstnanců. Adresu Odeslat na adresu vyberte vybráním jednoho z těchto dalších jmen. Po výběru položky ze seznamu Odeslat do, QuickBooks vyplní pole Adresa pro odeslání s příslušnými informacemi.

   Okno Vytvořit objednávky obsahuje některé standardní a známé tlačítka a krabice: Předchozí, Další, Tisk, Hledání, Pravopis, Historie a Šablona.

5. Potvrďte datum objednávky.

   Zpočátku QuickBooks umístí aktuální datum systému do pole Datum. Měli byste však potvrdit, že datum, které QuickBooks zadává jako datum objednávky, je správné. Toto je datum smlouvy . Délka často určuje smluvní podmínky - například počet dní, během nichž má být zásilka odeslána.

6. Potvrďte číslo objednávky.

   Číslo objednávky nebo P. O. číslo, jednoznačně identifikuje dokument objednávky. Aplikace QuickBooks postupně zakomponuje nákupní objednávky a umístí příslušné číslo do kolonky P.O. No. Předpokládejme, že QuickBooks dělá správné číslo objednávky, je obvykle správné. Pokud není správné, můžete zadat náhradní číslo.

7. Potvrďte informace o dodavateli a Odeslat.

   Blok Dodavatele a bloku Odeslat můžete identifikovat dodavatele, od kterého zakoupíte položku, a adresu, na kterou má dodavatel odeslat zásilku. Tyto informace by měly být správné, pokud je váš seznam prodejců aktuální a správně jste použili rozevírací seznam Lodní na, abyste případně identifikovali alternativní adresu Ship to.

   Potvrďte však, že informace uvedené v těchto dvou blocích adres jsou správné.Pokud informace nejsou správné, samozřejmě je opravte. Informace o bloku adresy můžete upravit tak, že vyberete nesprávné informace a znovu zadáte, co se má zobrazit.

8. Popište každou položku, kterou chcete objednat.

   Pomocí sloupců okna Vytvořit nákupní objednávky podrobně popište každou položku, kterou si chcete objednat jako součást nákupu. Každá položka jde na vlastní řadu. Chcete-li popsat položku, kterou chcete koupit od dodavatele, uvedete následující bity informací:

   • Položka: Ve sloupci Položka je místo, kde zaznamenáváte jedinečné číslo položky pro položku, kterou chcete koupit. Nezapomeňte, že položky je nutné zadat nebo popsat v seznamu položek. Hlavní věc, kterou je třeba vědět o položce Seznam položek, je, že vše, co chcete zobrazit na faktuře - nebo v případě objednávky - musí být popsáno v souboru položek.

   • Popis: Ve sloupci Popis popisujete položku, kterou vyberete. Můžete také upravit pole Popis tak, aby to mělo smysl pro zákazníky nebo prodejce.

   • Množství: Kolonka Množina určuje množství položky, kterou chcete. Je zřejmé, že zadáte počet položek, které chcete v tomto poli.

   • Hodnotit: Sloupec Hodnota určuje cenu za jednotku nebo sazbu za jednotku pro danou položku. Všimněte si, že QuickBooks používá pro tento sloupec různé štítky v závislosti na typu firmy, kterou jste nastavili.

   • Zákazník: Ve sloupci Zákazník se označuje zákazník, u kterého je předmět zakoupen.

   • Částka: Ve sloupci Částka je zobrazena celková částka vynaložená na danou položku. QuickBooks vypočítá částku pro vás vynásobením množství podle sazby (nebo ceny). Můžete také upravit velikost sloupce. V tomto případě QuickBooks upraví sazbu (nebo cenu) tak, aby se rychlost kvantity vždy rovná částce.

   • Třída: Ve sloupci Třída klasifikujete položky objednávky na úrovni položky spíše než na úrovni objednávky.

   Zadáte popis každé položky, která by měla být obsažena v objednávce. To znamená například, že pokud chcete objednat šest položek od dodavatele, měla by vaše objednávka obsahovat šest řádků informací.

9. Vytiskněte objednávku.

   Účelem záznamu nákupní objednávky do QuickBooks je vytvořit oficiální záznam o nákupu. Takřka vždy budete chtít tuto objednávku předat dodavateli. Objednávka sdělí prodejci přesně to, co chcete koupit, a cenu, kterou jste ochotni zaplatit. Chcete-li vytisknout objednávku, klepněte na tlačítko Tisk. Nákupní příkazy můžete také tisknout později v dávce; postupujte tak, že uložíte všechny objednávky, které chcete vytvořit, a potom zvolte příkaz File-> Print Forms → Purchase Orders.

10. Uložte objednávku.

    Chcete-li uložit objednávku, klikněte buď na tlačítko Uložit a zavřít, nebo na tlačítko Uložit a nové. Pokud klepnete na tlačítko Uložit a nové, aplikace QuickBooks tuto objednávku uloží a znovu zobrazí prázdnou verzi okna Vytvořit objednávky, abyste mohli zaznamenat další objednávku.