QuickBooks Pro a premiér v prostředí s více uživateli - figuríny

Nejste omezeni použitím jediného hesla pro řízení přístupu k datovému souboru QuickBooks. Chcete-li nastavit další uživatele v QuickBooks Pro a QuickBooks Premier, postupujte takto:

1Vyberte společnost → Nastavit uživatele a hesla → Nastavit uživatelské příkazy.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů, který identifikuje uživatele, pro které byl nastaven přístup ke službě QuickBooks a kteří jsou aktuálně přihlášeni do systému.

2 Upravte QuickBooks, které chcete přidat uživatele kliknutím na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Nastavení uživatelského hesla a přístupu.

3Zdefinujte uživatele a zadávejte heslo.

Zadejte uživatelskému jménu každému uživateli, pro který nastavíte heslo, zadáním zkráceného jména - možná jeho jména - do pole User Name (Uživatelské jméno). Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo a textového pole Potvrzení hesla.

4 Klepnutím na tlačítko Další pokračujte a označte, zda chcete omezit přístup nového uživatele.

Když se v aplikaci QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Nastavení uživatelského hesla a přístupu, uveďte, zda chcete omezit přístup a práva uživatele. Pokud chcete omezit přístup a práva (práva jsou prostě věci, které může uživatel udělat), vyberte přepínač Vybrané oblasti QuickBooks.

Pokud chcete, aby uživatel mohl něco udělat, vyberte přepínač Všechny oblasti QuickBooks. Pokud naznačujete, že nový uživatel má mít přístup ke všem oblastem QuickBooks, jste hotovi nastavili heslo uživatele. Zbývající kroky můžete přeskočit.

5 Chcete-li pokračovat, klepněte na tlačítko Další a popište přístup k informacím a úkolům o prodeji a pohledávkách.

Po dokončení kroku 4 zobrazí aplikace QuickBooks třetí dialogové okno Nastavení uživatelského hesla a přístupu. Toto je první ze série dialogových okruhů, které vás provedou pohovorem, a položí podrobné otázky o tom, jaký přístup má mít každý uživatel k určité oblasti.

Například pokud jde o prodejní činnost, QuickBooks žádá o přístup k transakcím (jako jsou faktury, dobropisy a informace o pohledávkách). Můžete označit, že uživatel by neměl mít přístup výběrem přepínače Bez přístupu.

Můžete uvést, že uživatel by měl mít plný přístup výběrem přepínače Úplný přístup. Pokud má uživatel částečný přístup, vyberte přepínač Výběrový přístup a vyberte jeden z vedlejších tlačítek výběrového přístupu: Vytvořit pouze transakce, Vytvořit a tisknout transakce nebo Vytvořit transakce a Vytvořit přehledy.

6Klikněte na tlačítko Další a pak popište práva nákupů a platebních účtů.

Po dokončení kroku 5 klepnutím na tlačítko Další zobrazí aplikace QuickBooks čtvrtý dialog Nastavit heslo uživatele a přístup, který vám umožní určit, jaký přístup má tento nový uživatel v oblastech nákupů a platebních účtů. Můžete vybrat přepínač Bez přístupu. Můžete vybrat přepínač Plný přístup.

Nebo můžete zvolit nějakou střední plochu výběrem přepínače Selective Access a jednoho z pomocných tlačítek Selective Access. Stejná pravidla pro nastavení práv a přístupu, která se vztahují na oblast nákupů a závazků, platí pro oblast prodeje a pohledávek.

7 Klepněte na tlačítko Další a potom popište zbývající uživatelská práva a přístup.

Po klepnutí na tlačítko Další v dolní části každé verze dialogového okna Nastavení uživatelského hesla a přístupu zobrazí QuickBooks několik dalších verzí dialogového okna, které používá k dotazování o uživatelských právech a přístupu.

Například poté, co popíšeme, která práva jsou pro uživatele vhodná v oblasti nákupů a platebních účtů, QuickBooks se zeptá na oblast kontroly a kreditní karty. Poté se zeptá na oblast inventáře. Dále se zeptá na výplatní listinu. Poté se zeptá na obecné citlivé účetní činnosti. Nakonec, QuickBooks žádá o přístup k finančnímu zpravodajství.

8Zadejte, zda uživatel může měnit nebo odstranit transakce.

Po procházení přibližně půl tuctu dialogových oken Nastavení hesla uživatele a přístupu, které se dotazují na konkrétní oblasti účetnictví, QuickBooks zobrazí stránku Změna nebo odstranění transakcí v dialogovém okně Nastavení uživatelského hesla a přístupu.

Stránka Změna nebo odstranění transakcí vám umožňuje uvést, že uživatel může nebo nemůže měnit transakce zaznamenané před datem uzávěrky. Obecně chcete omezit schopnosti uživatele změnit nebo vymazat transakce.

9Klikněte na tlačítko Další a zkontrolujte rozhodnutí o právech.

Po klepnutí na tlačítko Další zobrazí QuickBooks konečnou verzi dialogového okna Nastavení uživatelského hesla a přístupu, které identifikuje uživatelská práva, která jste přiřadili nebo povolili. Toto dialogové okno můžete použít ke kontrole práv, která má někdo.

Pokud si uvědomíte, že jste nesprávně přiřadili práva, klepněte na tlačítko Zpět a přesuňte se přes dialogová okna na místo, kde jste udělali chybu. Změňte přiřazení práv a klepnutím na tlačítko Další se vrátíte do konečného okna dialogového okna Nastavení uživatelského hesla a přístupu.

10Po dokončení kontroly uživatelských práv a přístupu klikněte na tlačítko Dokončit.

Od tohoto bodu vpřed bude nový uživatel schopen používat QuickBooks; jeho práva jsou však omezena na to, co jste uvedli.