Jak sdílet práci v jiných formátech v Office 2016 - dummies

Při sdílení elektronické kopie vaší práce z Office 2016, například prostřednictvím přílohy e-mailu, je problém, pokud váš příjemce nemá stejnou aplikaci, ve které ji můžete prohlížet. Například pokud odešlete prezentaci aplikace PowerPoint kamarádovi, který nemá aplikaci PowerPoint, pravděpodobně ji nebude možné otevřít.

Existují dva základní způsoby řešení problémů s nekompatibilitou: buď příjemce získá aplikace, která může zobrazit soubory, nebo odesílatel (který jste vy) můžete uložit soubor ve formátu, který již může příjemce zobrazit.

Pokud se chystáte vyřešit problém na straně příjemce, nejjednodušší je, aby příjemce využíval bezplatnou webovou aplikaci aplikace PowerPoint, která byla nalezena online. (Je vyžadován účet společnosti Microsoft, který je zdarma.) Webové verze aplikací Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote jsou k dispozici. Nejsou tak plnohodnotné jako originály, ale fungují dobře pro prohlížení a vytváření jednoduchých úprav.

Pokud jedete o řešení od strany odesílatele, nejdříve zjistěte, které formáty souborů nebo aplikace používá váš příjemce, a pak zjistěte odpovídající formát souboru, který aplikace uloží. formátů souborů, které jsou k dispozici vaší aplikaci prostřednictvím dialogového okna Uložit jako, ze kterého můžete vybrat jiný typ souboru.

Pro textové soubory je formát Rich Text Format (. Rtf) skvělou volbou. Je to téměř univerzální formát, který se může otevřít téměř jakémukoliv programu pro zpracování textu a uživatelé aplikace Word obvykle ukládají do tohoto formátu, když chtějí vyměňovat dokumenty s někým, kdo používá velmi starý nebo obskurní program pro zpracování textu, který nepodporuje soubory aplikace Word. Na obrázku je zobrazeno RTF ve formátu souboru v aplikaci Microsoft Word.

V poli Word 2016 můžete vybrat soubor Rich Text Format z pole Save as type:

Změna na jiný formát souboru může způsobit ztrátu některých formátů. Některé funkce v aplikacích sady Office 2016 fungují pouze v případě, že jsou dokumenty uloženy v nativním formátu aplikace, například vyplňovací pole, makra, určité typy upravitelných kreseb a formátování motivů. Proto většina lidí neukládá v jiných formátech, pokud to není nutné.

Pokud příjemce nemusí upravovat dokument, může být jeho nejlepším řešením uložení ve speciálním formátu určeném pro sdílení vyčleněných stránek jen pro čtení: jazyk popisu stránky . Tímto způsobem příjemce vidí stránku přesně tak, jak jste ji zamýšlela, aniž byste museli najít a stáhnout samostatný prohlížeč pro daný typ souboru.

Office 2016 podporuje dva hlavní popisné jazykové stránky:

• PDF: Formát vytvořený společností Adobe, který je široce používán po celém internetu k distribuci dokumentů. Neobsahuje systém Windows, ale čtenář pro tento formát - Adobe Reader - je zdarma ke stažení. Ano, příjemce si stále musí stáhnout aplikaci Reader, ale je to jen jeden program a pracuje pro obsah ze všech aplikací sady Office a mnoha dalších dokumentů.

• XPS: Formát vytvořený společností Microsoft, podporovaný nativní v systému Windows Vista a vyšší. Kdokoli, kdo má systém Windows Vista nebo novější, již má tento prohlížeč k dispozici.

Můžete uložit ve formátu PDF nebo XPS přímo z aplikace. Postupujte podle následujících kroků:

1. Vyberte Soubor → Uložit jako a potom vyhledejte požadované místo uložení.

2. V dialogovém okně Uložit jako v seznamu Uložit jako typ zvolte dokument PDF nebo XPS. Dialogové okno se změní a zobrazují některé další ovládací prvky.

   Namísto následujících kroků 1-2 můžete zvolit Soubor → Exportovat → Vytvořit dokument PDF / XPS → Vytvořit PDF / XPS.

3. (Volitelné) Pokud chcete, změňte název souboru. Ve výchozím nastavení je to stejné jméno jako datový soubor, se kterým pracujete.

4. Vytvořte optimalizaci pro výběr.

   1. U dokumentů, které mohou být také vytištěny na papíře, zvolte Standardní (výchozí).

   2. U dokumentů, které budou sdíleny pouze online, zvolte Minimální velikost.

5. Klikněte na tlačítko Uložit. Uložený soubor se otevře ve svém nativním programu, který je buď Adobe Reader (formát PDF) nebo prohlížeč XPS nebo Internet Explorer (formát XPS).

   

   Můžete si uložit dokumenty jako soubory PDF nebo XPS.